Voraussetzung

• Teilnahme der Behörde am Rollout der Basiskomponenten E-Verwaltungsarbeit im Programm DVN (bitte Zielgruppe beachten)

• sicherer Umgang mit dem Betriebssystem Windows und MS Outlook, liegt i.d.R. bei regelmäßiger Arbeit mit den Anwendungen vor

• Zugang zu einem Arbeitsplatz mit PC-Ausstattung/Laptop

• Notwendig: Zugang zum Landesverwaltungsnetz (LVN)

• Empfohlen: Audioausgabe über Stereokopfhörer oder -lautsprecher

• Empfohlen: Einsatz des Internet-Browsers Mozilla Firefox

Zielgruppe

Beschäftige,

• der Landesverwaltung

• die im Projektteam der am Rollout teilnehmenden Behörden mitarbeiten

• die aufgrund eines vorliegenden Projektmandats (DVN) von ihren Fortbildungsstellen zur Teilnahme aufgefordert wurden

• welche die Basiskomponenten der E-Verwaltungsarbeit nutzen werden oder bereits nutzen

Lernziel

Die Teilnehmenden sollen

Die Teilnehmenden sollen die wichtigsten Grundbegriffe der elekronischen Schriftgutverwaltung sowie die Basisfunktionalitäten der E-Laufmappe und der E-Akte "nscale" kennenlernen und anwenden können.

Hinweis

Eine Teilnahme ist nur für ausgesuchte Teilnehmende des Rollouts im Programm DVN möglich. Bitte melden Sie sich nur an, wenn dies auf Sie zutrifft.

Bei der Dauer des Kurses handelt es sich um eine durchschnittliche Angabe. Die Bearbeitungszeiten sind durch die Lernenden individuell einteilbar und können variieren.

Inhalt

Der Gesamtkurs beinhaltet 3 Einzelkurse, deren Themen Sie in folgender Reihenfolge durchlaufen:

• Grundlagen der elektronischen Schriftgutverwaltung

  • ordnungsgemäße Aktenführung (Grundsätze und Vorteile)

  • Objekthierarchie: Akte-Vorgang-Dokument

  • Aktenplan

  • Aktenrelevanz

  • z.d.A.-Verfügung

  • Hybridobjekte

• E-Akte

  • Grundlagen der E-Akte und Einführung der Software „nscale“ wie

    • Objekthierarchie

    • Aktenplan und strukturierte Ablage

    • Rollenkonzept und Berechtigungen

  • Bedienoberfläche der Anwendung "nscale-Explorer"

  • Arbeiten mit Akten und Vorgängen (z. B. Erstellen und Bearbeiten)

  • Arbeiten mit Dokumenten (z. B. Dokumente importieren, Versionieren)

  • Suche

  • Arbeiten mit Schriftgut

  • Lebenszyklus von Vorgängen

  • Stellvertretung

• E-Laufmappe

  • Einführung in die E-Laufmappe (Funktionsweise, Nutzen)

  • Bedienoberfläche Outlook-Client

  • E-Laufmappen erstellen und versenden

  • Kurznotizen, Fristen, Vertraulichkeit

  • E-Laufmappen bearbeiten, zeichnen und verakten

  • Stellvertretung

  • Laufwegvorlage

  • Postmappe erstellen

  • Funktionspostfächer

  • Web-Client bedienen

  • Statusblatt

  • Dokumente bearbeiten

  • Abschlussquiz

Bei der Dauer der Kurse handelt es sich um durchschnittliche Angaben. Die Bearbeitungszeiten sind durch die Lernenden individuell einteilbar.

Gesamtkurs: 8 Stunden

• Grundlagen der elektronischen Schriftgutverwaltung: 1,5 Stunden

• E-Akte: 4 Stunden

• E-Laufmappe: 2,5 Stunden